"Aku Kurang Produktif" Itu Masalah yang Mana?

"Aku kurang produktif."

Kalimat ini sering jadi awal pencarian solusi: aplikasi pengatur waktu yang baru, planner yang lebih rapi, atau video tentang rutinitas pagi. Masalahnya, kalimat itu belum memberi tahu bagian mana yang perlu diperbaiki. Kalau masalahnya belum jelas, solusi apa pun terasa masuk akal, dan sering tidak ada yang benar-benar membantu.

Kalimat di atas dan semua situasi di artikel ini adalah contoh simulasi untuk latihan, bukan cerita pribadiku atau orang tertentu.

Kenapa "kurang produktif" belum bisa dicari solusinya?

Salah satu cara sederhana memahami masalah adalah sebagai jarak antara keadaan sekarang dan keadaan yang diharapkan. Laporan yang seharusnya selesai Jumat tapi belum dimulai hari Rabu adalah masalah, karena ada jaraknya.

"Kurang produktif" belum menyebut keduanya. Tidak jelas apa yang sedang terjadi, dan tidak jelas apa yang diharapkan. Akibatnya, kalimat itu bisa berarti hal yang sangat berbeda bagi dua orang yang mengucapkannya.

Kesulitan ini tidak cuma dialami perorangan. Thomas Wedell-Wedellsborg, dalam artikelnya di Harvard Business Review edisi Januari–Februari 2017, mensurvei 106 eksekutif puncak dari 91 organisasi di 17 negara. 85% di antaranya setuju bahwa organisasi mereka buruk dalam mendiagnosis masalah, dan 87% setuju kelemahan itu membawa biaya yang besar. Kalau organisasi besar pun sering terburu-buru ke solusi, wajar kalau kita juga.

Tiga pertanyaan untuk memperjelas

Sebelum mencari solusi, ubah "kurang produktif" menjadi situasi yang konkret dengan tiga pertanyaan:

1. Pekerjaan apa yang tertunda atau tidak berjalan? Sebut satu, bukan "semuanya".
2. Kapan itu terjadi? Setiap hari, hari tertentu, jam tertentu, atau setelah kejadian tertentu?
3. Bagian mana yang sulit? Memulai, melanjutkan di tengah, atau menyelesaikan?

Lalu tambahkan satu pertanyaan tentang harapan: kalau masalah ini beres, apa yang akan berbeda? Jawabannya memberi tahu jarak yang ingin kamu tutup.

Dua situasi, dua masalah yang berbeda

Ini dua orang simulasi yang sama-sama berkata "aku kurang produktif". Setelah tiga pertanyaan tadi, ternyata situasinya berbeda jauh.

	Situasi A	Situasi B
Pekerjaan yang tertunda	Laporan untuk atasan	Kursus online yang dibeli bulan lalu
Kapan terjadi	Setiap kali membuka file laporannya	Setiap malam setelah anak tidur
Bagian yang sulit	Memulai, karena tidak yakin isinya harus seperti apa	Melanjutkan, karena waktu luangnya cuma 20 menit dan selalu terpotong
Dugaan penyebab	Instruksinya belum jelas	Materinya terlalu panjang untuk waktu yang tersedia
Langkah yang masuk akal	Tanyakan contoh atau format yang diharapkan	Pecah materi jadi bagian 15 menit

Perhatikan kolom terakhir. Langkah untuk situasi A tidak membantu situasi B sama sekali, dan sebaliknya. Aplikasi pengatur waktu yang baru juga tidak menyelesaikan keduanya: orang A tetap tidak tahu isi laporannya, dan orang B tetap cuma punya 20 menit.

Untuk situasi seperti A, menyusun pertanyaan ke atasan dengan jelas adalah langkahnya sendiri. Cara menulis pesan yang bisa langsung dijawab ada di cara menyampaikan ide supaya orang tahu apa yang kamu maksud.

Pisahkan fakta, dugaan penyebab, dan percobaan

Di tabel tadi ada baris "dugaan penyebab". Kata "dugaan" itu penting. Kita sering memperlakukan tebakan tentang penyebab masalah sebagai kepastian, lalu membangun solusi di atasnya.

Cara menghindarinya adalah memisahkan tiga hal:

	Artinya	Contoh dari situasi A
Fakta	Hal yang bisa diamati atau dicatat	Laporan belum dimulai, padahal tenggatnya dua hari lagi
Dugaan penyebab	Penjelasan yang belum diuji	Mungkin karena instruksinya belum jelas
Percobaan	Langkah kecil untuk menguji dugaan itu	Minta satu contoh laporan sebelumnya, lalu lihat apakah jadi lebih mudah memulai

Kalau setelah dapat contoh laporan ternyata tetap sulit memulai, dugaannya keliru, dan itu bukan kegagalan. Kamu baru saja mencoret satu kemungkinan dan bisa menguji dugaan berikutnya: mungkin laporannya bergantung pada data dari orang lain yang belum masuk.

Satu dugaan sering tidak cukup. Biasanya ada dua atau tiga kemungkinan, dan percobaan kecil membantu memilih mana yang paling mendekati.

Tulis masalahnya dalam satu kalimat

Setelah situasinya jelas, tulis masalahnya dalam satu kalimat. Format yang bisa dipakai:

[Siapa] kesulitan [apa] saat [situasi], sehingga [akibat]. Yang diharapkan: [keadaan yang diinginkan].

Untuk situasi B:

Aku kesulitan melanjutkan kursus online saat malam hari, karena waktu luangku cuma sekitar 20 menit dan sering terpotong, sehingga sudah sebulan materinya baru selesai seperempat. Yang diharapkan: menyelesaikan satu modul setiap minggu.

Perhatikan apa yang tidak ada di kalimat itu: solusinya. Tidak ada "aku butuh aplikasi" atau "aku harus bangun lebih pagi". Kalimat masalah yang sudah memuat solusi mengunci satu cara sebelum kamu memahami masalahnya, dan membuatmu berhenti mencari kemungkinan lain.

Kalau masalahnya ternyata bukan satu pekerjaan yang macet tapi terlalu banyak pekerjaan yang ingin dikerjakan sekaligus, itu masalah yang berbeda lagi: masalah memilih urutan. Cara menimbangnya ada di kalau semuanya ingin dikerjakan, mulai dari mana.

Sebelum membeli solusi

Setelah punya kalimat masalah, kamu bisa menilai solusi yang ditawarkan di mana pun dengan satu pertanyaan: apakah ini menutup jarak yang aku tulis?

Planner yang bagus menjawab masalah orang yang lupa tenggat. Dia tidak menjawab masalah orang yang tidak tahu isi laporannya. Kursus produktivitas mungkin menjawab masalah orang yang belum punya kebiasaan merencanakan hari. Dia belum tentu menjawab masalah orang yang waktu luangnya memang cuma 20 menit.

Banyak saran tentang produktivitas juga datang dengan klaim yang terdengar meyakinkan. Cara mengecek klaim seperti itu ada di saran ini terdengar bagus, apa yang perlu dicek sebelum percaya.

Kapan ini bukan soal cara kerja?

Mengurai masalah dengan cara di atas cocok untuk hambatan dalam pekerjaan dan kebiasaan. Tapi tidak semua rasa "kurang produktif" berasal dari cara kerja.

Kalau yang kamu rasakan adalah lelah yang tidak hilang walaupun sudah istirahat, sulit menikmati hal yang biasanya kamu sukai, atau perubahan suasana hati yang berlangsung lama, mungkin masalahnya bukan di instruksi atau jadwal. Itu hal yang layak dibicarakan dengan orang yang kamu percaya, atau dengan tenaga kesehatan. Artikel ini tidak dimaksudkan untuk menilai hal itu.

Latihan: urai satu hambatan

Ambil satu pekerjaan yang belakangan tertunda, lalu kerjakan di selembar kertas:

1. Tulis pekerjaannya, kapan tertundanya, dan bagian mana yang sulit.
2. Tulis keadaan yang diharapkan.
3. Pisahkan fakta dari dugaan penyebab. Tulis dua atau tiga dugaan.
4. Pilih satu dugaan, dan tulis satu percobaan kecil untuk mengujinya.
5. Tulis kalimat masalahnya, tanpa solusi.

Coba percobaannya selama beberapa hari dan catat hasilnya. Kerangka tujuh hari di mulai mengembangkan diri dari rumah bisa jadi wadahnya.

Ringkasan

"Kurang produktif" adalah perasaan, belum masalah yang bisa dicari solusinya.

1. Perjelas situasinya: pekerjaan apa, kapan, bagian mana yang sulit, dan apa yang diharapkan.
2. Pisahkan fakta dari dugaan penyebab, lalu uji dugaan itu dengan percobaan kecil.
3. Tulis masalahnya dalam satu kalimat tanpa solusi, lalu nilai setiap solusi dari apakah ia menutup jarak yang kamu tulis.

Sumber: Wedell-Wedellsborg, T. (2017). Are you solving the right problems? Harvard Business Review, Januari–Februari 2017. hbr.org