Kalau Semuanya Ingin Dikerjakan, Mulai dari Mana?
Cara menentukan prioritas ketika waktu cuma cukup untuk satu hal: mulai dari tujuan, bandingkan manfaat dan usaha, lalu cek hal yang tidak tertangkap skor.
Misalnya hari ini ada tiga hal yang ingin kamu kerjakan. Waktunya cuma cukup untuk satu, paling banyak dua. Mana yang dikerjakan duluan?
Pertanyaan ini terdengar sepele, tapi sering membuat kita berputar-putar. Kita membuka satu pekerjaan, teringat pekerjaan lain, pindah, lalu di akhir hari tidak ada yang benar-benar selesai.
Memilih urutan pekerjaan adalah bagian rutin dari kerjaku sebagai Product Manager. Hampir selalu ada lebih banyak ide dan permintaan daripada waktu untuk mengerjakannya. Cara berpikir yang dipakai di sana ternyata cukup sederhana untuk dipakai di urusan sehari-hari: belajar, kerja, atau mengatur akhir pekan.
Semua tugas, waktu, dan skor di artikel ini adalah contoh simulasi, bukan catatan pekerjaanku.
Kenapa daftar tugas belum menunjukkan prioritas?
Daftar tugas adalah inventaris: semua hal yang mungkin dikerjakan. Prioritas adalah urutan beserta alasannya. Dua hal itu sering tertukar.
Ambil tiga tugas contoh ini:
- Menyiapkan bahan presentasi untuk rapat besok pagi.
- Merapikan catatan belajar yang menumpuk sejak minggu lalu.
- Mulai belajar aplikasi baru yang ingin dikuasai bulan ini.
Ketiganya masuk akal. Ketiganya bermanfaat. Daftar itu sendiri tidak memberi tahu mana yang duluan, karena "bermanfaat" belum menjawab "bermanfaat untuk apa".
Langkah 1: Tulis tujuannya dulu
Sebelum membandingkan tugas, tulis satu kalimat: hari ini (atau minggu ini) aku ingin apa yang tercapai?
Tujuan itu yang menentukan arti "manfaat". Lihat bagaimana tujuan yang berbeda mengubah penilaian tiga tugas yang sama:
| Tugas | Tujuan: "Rapat besok berjalan lancar" | Tujuan: "Bulan ini bisa pakai aplikasi baru" |
|---|---|---|
| Bahan presentasi | Manfaat besar | Manfaat kecil |
| Merapikan catatan | Manfaat sedang | Manfaat kecil |
| Belajar aplikasi baru | Manfaat kecil | Manfaat besar |
Tugasnya tidak berubah. Yang berubah adalah tujuannya, dan itu membalik urutannya.
Ini juga menjelaskan kenapa kita sering merasa sibuk tapi tidak maju. Kita mengerjakan hal yang bermanfaat, tapi untuk tujuan yang bukan tujuan kita saat itu.
Langkah 2: Bandingkan manfaat dan usaha
Setelah tujuan jelas, bandingkan tiap tugas dari dua sisi: seberapa besar manfaatnya untuk tujuan itu, dan seberapa besar usahanya: waktu, tenaga, dan hal yang perlu disiapkan.
Di tim produk, alat bantu untuk ini sering disebut matriks value vs effort. Bentuknya empat kotak:
| Usaha kecil | Usaha besar | |
|---|---|---|
| Manfaat besar | Kerjakan duluan | Rencanakan dengan sungguh-sungguh |
| Manfaat kecil | Pengisi waktu luang | Tunda atau lepaskan |
Kotak kiri atas adalah pekerjaan yang paling menguntungkan: hasilnya besar, usahanya kecil. Kotak kanan bawah adalah yang paling perlu dicurigai: memakan banyak waktu, tapi sedikit hubungannya dengan tujuanmu.
Untuk tiga tugas contoh dengan tujuan "rapat besok berjalan lancar", skornya bisa seperti ini. Skala 1 sampai 3, dengan 3 paling besar:
| Tugas | Manfaat | Usaha | Masuk kotak |
|---|---|---|---|
| Bahan presentasi | 3 | 2 | Kerjakan duluan |
| Merapikan catatan | 2 | 1 | Pengisi waktu luang |
| Belajar aplikasi baru | 1 | 3 | Tunda |
Satu catatan penting: skor cuma alat untuk menjelaskan keputusan, bukan pengganti keputusan. Angka 3 dan 2 di tabel itu tebakan. Gunanya memaksa kita menyebutkan alasan, misalnya "bahan presentasi manfaatnya 3 karena rapatnya besok", bukan sekadar merasa.
Langkah 3: Cek hal yang tidak tertangkap skor
Matriks dua sisi itu sederhana, dan justru karena sederhana ada hal yang terlewat. Sebelum memutuskan, cek tiga hal ini:
Tenggat. Ada tugas yang manfaatnya sedang tapi tidak bisa ditunda, karena kalau lewat harinya, manfaatnya hilang. Bahan presentasi untuk rapat besok tidak berguna lagi lusa.
Orang lain yang menunggu. Kalau ada orang yang tidak bisa mulai sebelum bagianmu selesai, tugas kecil bisa jadi lebih mendesak daripada kelihatannya. Di dunia kerja ini disebut ketergantungan.
Waktu yang benar-benar tersedia. Kalau kamu cuma punya dua jam, tugas dengan usaha besar tidak akan selesai, sebesar apa pun manfaatnya. Pertanyaannya bukan cuma "mana yang paling penting", tapi "mana yang paling penting dan muat di waktu yang ada".
Kalau salah satu dari tiga hal itu menggeser urutan, ikuti. Matriks membantu kamu berpikir; dia tidak tahu jadwal hidupmu.
Kapan urutannya boleh berubah?
Sekarang ubah satu kondisi. Misalnya pagi ini ada kabar: rapatnya diundur seminggu.
Bahan presentasi tetap bermanfaat, tapi tenggatnya tidak lagi menekan. Belajar aplikasi baru, yang tadinya ditunda, bisa naik, apalagi kalau aplikasi itu nanti dipakai di presentasi tersebut.
Atau kondisi lain: rekan kerja mengabari bahwa dia butuh catatanmu sore ini untuk menyusun laporannya. Merapikan catatan, yang tadinya pengisi waktu, tiba-tiba punya tenggat dan orang yang menunggu.
Prioritas yang berubah karena keadaan berubah bukan tanda perencanaan yang buruk. Itu tanda kamu memperhatikan keadaan. Yang perlu dihindari adalah urutan yang berubah tanpa alasan, misalnya pindah ke tugas lain karena tugas pertama terasa membosankan. Kebiasaan sederhana yang membantu: setiap kali mengubah urutan, tulis alasannya dalam satu kalimat.
Kenapa perkiraan usaha kita sering meleset?
Matriks manfaat-usaha punya kelemahan yang perlu kamu tahu: kita cenderung meremehkan usaha.
Gejala ini punya nama, planning fallacy. Salah satu studi yang paling sering dikutip tentangnya dilakukan Roger Buehler, Dale Griffin, dan Michael Ross pada 1994. Mereka meminta mahasiswa yang sedang menulis skripsi memperkirakan kapan skripsinya selesai. Rata-rata perkiraan terbaik mereka 33,9 hari. Kenyataannya rata-rata 55,5 hari. Bahkan perkiraan untuk keadaan terburuk, rata-rata 48,6 hari, masih lebih cepat dari kenyataan.
Kalau mahasiswa yang menulis skripsinya sendiri bisa meleset sejauh itu, wajar kalau kita juga.
Tiga cara kecil untuk mengimbanginya:
- Bandingkan dengan pengalaman serupa. Daripada membayangkan rencana berjalan mulus, tanyakan: terakhir kali mengerjakan hal mirip, berapa lama sebenarnya?
- Pecah tugas besar. "Belajar aplikasi baru" sulit diperkirakan. "Menonton satu video pengenalan dan mencoba satu fitur" jauh lebih mudah.
- Sisakan cadangan. Kalau waktu yang ada dua jam, rencanakan pekerjaan untuk satu setengah jam.
Perkiraan manfaat juga bisa meleset, terutama untuk hal baru yang belum pernah dicoba. Karena itu skor di matriks sebaiknya ditinjau ulang setelah pekerjaannya selesai: apakah manfaatnya sebesar yang dibayangkan?
Coba sendiri di selembar kertas
Tidak perlu aplikasi. Sepuluh menit dan selembar kertas cukup.
- Tulis tujuanmu untuk hari ini atau minggu ini dalam satu kalimat.
- Tulis tiga sampai lima hal yang ingin kamu kerjakan.
- Beri tiap hal skor manfaat dan usaha, 1 sampai 3. Tulis alasan singkat di sebelah skornya.
- Cek tenggat, orang yang menunggu, dan waktu yang tersedia. Geser urutannya kalau perlu.
- Pilih satu yang dikerjakan pertama. Di akhir hari, lihat lagi: apakah pilihan itu membantu tujuanmu?
Langkah kelima yang paling sering dilewati, padahal di situ kamu belajar. Setelah beberapa kali, kamu akan mulai melihat pola: jenis tugas yang selalu kamu remehkan usahanya, atau tujuan yang ternyata tidak terlalu penting buatmu.
Kalau kamu baru mulai membangun kebiasaan kecil seperti ini, latihan tujuh hari di mulai mengembangkan diri dari rumah bisa jadi wadahnya: pilih "menentukan prioritas setiap pagi" sebagai area yang dicoba. Dan kalau yang ingin kamu prioritaskan adalah kemampuan untuk bekerja dari rumah, mulai dari peta skill untuk kerja dari rumah.
Ringkasan
Daftar tugas belum menunjukkan prioritas. Prioritas adalah urutan beserta alasannya.
- Tulis tujuannya dulu. Manfaat sebuah tugas selalu relatif terhadap tujuan, dan tujuan yang berbeda bisa membalik urutan.
- Bandingkan manfaat dan usaha, lalu cek tenggat, orang yang menunggu, dan waktu yang tersedia. Skor membantu menjelaskan keputusan, bukan menggantikannya.
- Urutan boleh berubah kalau keadaannya berubah. Tulis alasannya, dan sisakan cadangan waktu karena usaha hampir selalu lebih besar dari perkiraan.
Sumber: Buehler, R., Griffin, D., & Ross, M. (1994). Exploring the "planning fallacy": Why people underestimate their task completion times. Journal of Personality and Social Psychology, 67(3), 366–381. doi:10.1037/0022-3514.67.3.366
Pertanyaan yang sering ditanya
Bagaimana cara menentukan prioritas kalau semua terasa penting?
Mulai dari tujuan untuk periode itu, bukan dari daftar tugasnya. Setelah tujuannya jelas, bandingkan tiap tugas dari dua sisi: seberapa besar manfaatnya untuk tujuan itu dan seberapa besar usahanya. Lalu cek tiga hal yang sering tidak tertangkap perbandingan itu: tenggat, orang lain yang menunggu, dan waktu yang benar-benar tersedia.
Apa itu matriks value vs effort?
Alat bantu sederhana yang membandingkan manfaat (value) dan usaha (effort) setiap pekerjaan dalam empat kotak. Pekerjaan bermanfaat besar dengan usaha kecil biasanya didahulukan, sedangkan yang bermanfaat kecil dengan usaha besar biasanya ditunda atau dilepas. Alat ini sering dipakai tim produk, tapi bisa dipakai untuk urusan sehari-hari.
Kenapa perkiraan waktu mengerjakan sesuatu sering meleset?
Karena kita cenderung membayangkan rencana berjalan lancar dan kurang menghitung hambatan. Gejala ini disebut planning fallacy. Dalam studi Buehler, Griffin, dan Ross tahun 1994, mahasiswa memperkirakan skripsinya selesai rata-rata dalam 33,9 hari, padahal kenyataannya 55,5 hari.
Kalau prioritasnya berubah di tengah jalan, apakah itu tanda perencanaan yang buruk?
Tidak selalu. Prioritas adalah keputusan berdasarkan keadaan saat itu. Kalau tenggatnya bergeser, ada orang yang tiba-tiba menunggu, atau tujuannya berubah, urutan yang berubah justru tanda kamu memperhatikan keadaan. Yang perlu dicatat adalah alasan perubahannya.